Maringá-PR 17/8/2020 – Uma forma de fazer isso é seguir a matriz de organização de tempo de Stephen Covey

Em toda e qualquer gestão, o tempo é uma dos recursos mais difíceis de administrar.

Um dos desafios do gestor de bike shops é equilibrar a gestão da empresa com a aplicação de estratégias e planejamentos. Quem trabalha em pequenas empresas pode sentir maior dificuldade em administrar o tempo entre as duas tarefas, visto que é comum encontrar gestores que também são responsáveis por uma grande parte das ações.

Nesses casos, o planejamento do tempo é ainda mais importante. Organizar diariamente ou semanalmente, destinando períodos exclusivos para cada atividade. É comum que, nas primeiras vezes, esse cronograma não seja seguido completamente. Porém, é importante verificar quais foram os pontos que atrapalharam o cumprimento e procurar adaptar o planejamento sempre que for necessário.

Organização das demandas

Não há como falar sobre gestão de tempo sem citar a organização das demandas, parte vital da rotina de um gestor de bike shops. Ao aprender como priorizar e organizar o tempo gasto em cada tarefa, o trabalho torna-se melhor aproveitado.

Uma forma de fazer isso é seguir a matriz de organização de tempo de Stephen Covey. A técnica consiste em separar todas as atividades da rotina em quatro quadrantes: importante e urgente, importante e não urgente, não importante e urgente e, finalmente, não importante e não urgente.

As tarefas importantes e urgentes são aquelas de grande impacto e que precisam ser resolvidas o quanto antes. Nesse quadrante, pode ser citado projetos em reta final, atividades atrasadas e crises no trabalho.

Já as importantes e não urgentes são atividades como de planejamento e criação, com tempo hábil para pensar e realizar de forma calma e com foco na qualidade. Quando elas são adiadas, podem passar para o quadrante anterior.

Tarefas não importantes e urgentes são aquelas interrupções e atividades que precisam ser resolvidas para que o trabalho continue a fluir, mesmo que não tenha relevância. Reuniões desnecessárias, resolução de problemas criados por terceiros e demais interrupções entram aqui.

Por fim, as não importantes e não urgentes são as atividades que não passam de desperdício de tempo. Telefonemas desnecessários e procrastinação são exemplos do quadrante.

Separar todas as atividades da rotina, tanto pessoal quanto da bike shop. Dessa forma, é mais fácil enxergar o que é prioridade, o que pode ser resolvido em outro momento e cortar o que está atrapalhando a produtividade.

O ideal é que o tempo gasto em cada quadrante seja separado da seguinte forma:

20% dos horários devem ser preenchidos com atividades urgentes e importantes
60% do tempo deve ser gasto nas tarefas importantes e não urgentes
20% para o que é não urgente e importante
0% no último quadrante

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