Apesar de todos os benefícios e vantagens da internet, as empresas ainda precisam manter certos documentos em formato físico. Ou pode ser apenas uma cultura da empresa mantê-los arquivados fisicamente.

E com escritórios cada vez mais enxutos ou mesmo escritórios em casa, guardar arquivos físicos pode se tornar um problema.

Veja neste artigo quais as melhores formas de guardar arquivos físicos.

Custos para manter um arquivo físico

Ao longo dos anos, o hábito de guardar documentos físicos vai exigindo cada vez mais espaço, o que pode significar aumento de custos com locação de espaço para armazenamento.

Apesar desse hábito, principalmente por questões fiscais, sua necessidade vem diminuindo, uma vez que muitos órgãos já estão aderindo à digitalização dos documentos.

Mas até que esse outro hábito esteja totalmente incorporado e validado em nossa sociedade, a necessidade de um armazenamento físico permanece.

Além de custo com espaço, é posśivel que surjam outros custos ao manter um arquivo fixo, como:

• Manter um colaborador para organizar e gerenciar arquivos, pois não adianta apenas guardar os documentos. Eles devem estar organizados para facilitar a consulta.

• Também há um custo de perda de tempo ao tentar localizar determinado documento. Por isso, quanto mais organizados eles estiverem, menor o tempo para localizá-los e menos tempo perdido. Ou seja, mais tempo produzindo.
• Possibilidade de perda ou danos a documentos. Por isso, mesmo tendo um arquivo físico, é importante ter o hábito de digitalizá-los antes de arquivar. Além de facilitar a consulta, é uma forma de se precaver contra danos e perdas.

Dicas para guardar arquivos físicos

A forma como você vai guardar seus arquivos físicos depende da quantidade de documentos que você tem para arquivar e do espaço disponível para colocar seu arquivo.

Mas antes de arquivar, classifique os documentos. Isto é, defina suas categorias, como:

• contas de consumo;
• documentos contábeis;
• notas fiscais.

Em seguida, separe-os de acordo com a fase documental, isto é:

• em uso;
• armazenamento provisório;
• arquivo definitivo ou arquivo morto.

O próximo passo é definir o local de armazenamento.

Local de arquivamento

Os arquivos devem ter locais apropriados. Assim, a definição do local do arquivo influência na otimização do arquivamento dos documentos, para minimizar os custos com essa ação.

Lembre-se de que o espaço tem que permitir a mobilidade da documentação, pois com o tempo ela cresce muito.

Então, a depender do tamanho da empresa, pode ser necessário a instalação de rampas e até mesmo elevadores para ter acesso a documentos no futuro. E isso deve ser levado em consideração ao escolher o espaço do arquivo.

Como aqui estamos falando em arquivos físicos, é preciso pensar em espaços físicos, como um sala, além de outros itens, como:

• pastas;
• fichários;
• ventilação do local;
• iluminação do espaço;
• móveis necessários.

Quanto aos móveis, como estantes e gabinetes, o mais indicado são os de aço, por serem mais resistentes, duráveis e contribuir para a conservação dos documentos.

Por isso, é interessante adquirir móveis de metalurgica gabinetes. Essas empresas fornecem mobiliário pronto, mas algumas delas também trabalham com móveis personalizados de acordo com as suas necessidades.

Mas mesmo optando por um arquivo físico, não abra mão de um arquivo digital na nuvem.

Como arquivar documentos contábeis

Uma das principais funções de um arquivo físico é armazenar documentos contábeis.

Desta maneira, esse tipo de documento deve ser arquivado de acordo com o assunto, por exemplo:

• DRE;
• Fluxo de caixa;
• Notas fiscais;
• balanço patrimonial.

Além disso, sempre guarde os documentos em ordem crescente de data. Isto é, os mais recentes primeiro.

Use tabelas para auxiliá-lo no arquivamento de documentos físicos

Você pode criar uma tabela para guiá-lo sobre o tempo e de arquivamento dos documentos.

Assim, você evita que documentos sejam descartados antes do prazo devido.

Ou seja, a planilha auxilia seus funcionários a seguirem as normas no que diz respeito ao arquivamento dos documentos, pois cada tipo de documento tem um prazo legal em que deve ficar guardado.

Conclusão

Apesar dos avanços em termos de espaço e segurança do armazenamento em nuvem, muitas empresas ainda precisam manter um arquivo físico para seus documentos.

Porém estruturar um arquivo físico demanda algumas ações como pensar no local adequado, na mobilidade no local e na documentação, ficar atento aos prazos em que a documentação deve ficar guardada.

Além disso, há os materiais necessários para construir o arquivo e os móveis necessários para arquivar os documentos. Orientamos sobre a melhor opção ser os móveis de aço que podem ser adquiridos com metalurgica gabinetes.

Mas além de todas essas informações, ressaltamos a importância de ter um backup dos documentos, ou seja, arquivá-los na nuvem através da digitalização. Assim, você garante uma cópia de tudo que há no seu arquivo físico e garante que nada será perdido ou danificado.