A folha de pagamento é um documento importante não só para o trabalhador como se imagina, mas como também para a empresa por conter itens que são essenciais para o negócio. 

O documento mensal possui diferentes finalidades e cálculos para se fazer o fechamento deles porque ao estar relacionado com a contabilidade da empresa e o salário dos trabalhadores, a realização da conta precisa ser feita com atenção.

Até mesmo se uma plataforma for responsável pela confecção ou uma empresa terceirizada, conferir os números que foram apresentados e se necessário, recalcular, deve ser essencial. 

Na folha de pagamento, deve conter as informações que os empregados têm de acordo com o departamento que atuam e as formas de contratações dos serviços, podendo ser incluso:

• Salário;
• Remunerações adicionais;
• Benefícios;
• Descontos.

Portanto, os dados trabalhistas sobre os benefícios e os direitos dos trabalhadores devem constar na folha de pagamento como informações básicas e obrigatórias perante o regime de contratação da qual o funcionário foi contratado.

O que deve constar na folha de pagamento?

Além dos termos tradicionais como salário, remuneração e descontos, outras partes também devem constar na folha de pagamento antes da emissão dos holerites de uma distribuidora de produtos naturais. 

As férias é um benefício do qual faz parte da folha de pagamento e sem impostos sobre ela por ser um direito do trabalhador, sendo algo que nem todas as empresas acabam liberando abertamente para os seus funcionários.

Quando um profissional acaba fazendo algumas horas extras, por exemplo, em uma clínica veterinária, o valor desta remuneração deve ser equivalente a um que possa ser deixado específico que houve uma hora de trabalho além da comum.

Principalmente, se o empregado realizar atividades que possam pôr em risco a saúde, sendo assim, um acréscimo ainda maior por conta da situação, tendo em média um pagamento de 30% adicional sobre o tempo de trabalho.

Neste caso, essa declaração deve constar fora da folha de pagamento em casos de risco ou de ameaça à integridade física.

A folha de pagamento também deve contar os adicionais noturnos, sendo essas horas trabalhadas entre as 22h e as 5h em uma empresa de segurança privada ou por mais de cinquenta minutos trabalhados de noite, deve ser contabilizado 20% do salário.

Assim como os outros direitos trabalhistas, as empresas também devem contabilizar na folha de pagamento o décimo terceiro salário. Podendo ser pago uma única vez ou ao longo do ano, essa remuneração deve conter sua declaração oficialmente na folha.

Não sendo somente um documento para registrar os ganhos, a folha de pagamento também pode conter declarações como descontos sob o salário, bem como, os atrasos, saídas sem justificativas e as faltas, impactando o pagamento do funcionário. 

Os descontos também podem ter relações com vale-transporte, vale refeição ou alimentação, além das alíquotas que podem variar de um setor do funcionário para o outro, visto que em um carreto de mudança, nem todos fazem os mesmos trabalhos.

Como realizar os cálculos?

Sendo realizado pela equipe de RH de uma empresa, os cálculos da folha de pagamento se iniciam através dos descontos que devem ser aplicados. 

Os cálculos começam através do salário bruto do trabalhador, somando horas extras e os acréscimos a que teve direito dentro do período de trabalho, formando um valor líquido que será a base para os descontos que são necessários.

Em seguida, é descontado o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) que serve como uma proteção ao trabalhador caso a demissão seja sem justa causa, assim como também é descontado o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). 

Este, por sua vez, garante futuramente a aposentadoria do funcionário, e deve ser repassado para o governo através da empresa para que o trabalhador possa contar com benefícios posteriormente. 

Variando de salário para salário, a contribuição do INSS pode ser entre 8% até 11% em média. Os descontos de Imposto de Renda também são calculados na folha de pagamento, podendo haver até mesmo a isenção.

Essa isenção é feita quando não se atinge uma certa quantia anual dentre tudo o que o funcionário ganha.

Os benefícios envolvendo alimentação, transporte ou qualquer outro que a empresa oferecer na sua contratação como uma fisioterapia em animais, também é descontado da folha de pagamento em até 20% do salário em seu estado bruto. 

Faltas e atrasos são fatores que são descontados quando não há justificativas plausíveis, ou então, comprovações que podem ser relevadas como atestado médico ou de óbito em caso de perda de parentes. 

O controle para que tudo isso ocorra é feito com base nos pontos que são calculados pela quantidade de dias trabalhados, e este mesmo controle pode identificar as horas extras ou os atrasos do profissional.

A lei e o cálculo da folha de pagamento

A obrigatoriedade das empresas apresentarem uma folha de pagamento é decretado por meio das leis trabalhistas, devendo pagar o que o funcionário deve receber dentre os seus direitos, assim como os descontos que devem ser feitos. 

Essa folha de pagamento deve fazer parte da contabilidade da empresa, sendo assim um documento importante do qual não deve ser ignorado por servir como um histórico.

Tornando importante que esse documento esteja com a validade em dia, para que não somente seja benéfico para os novos profissionais que entrarem na corporação como também para aqueles que desejam se aposentar e precisam dar entrada no processo.

Empresas que não contribuem com as leis trabalhistas, estão sujeitas a penalidades sob decretos de leis que mesmo levando algum tempo para ser resolvido, corre o risco de manchar a imagem do empreendimento.

Quais são os erros comuns ao fechar a folha de pagamento?

Mesmo sendo uma empresa de serviço terceirizado, o erro em uma folha de pagamento pode trazer algumas consequências para a empresa e para o trabalhador. 

O primeiro erro mais comum é o cálculo ou registro errado no sistema. Verificar as informações é importante para que na hora de gerar a folha, as informações estejam corretas para não dar prejuízos. 

Especialmente detalhes que possam passar despercebidos na computação dos dados, como as horas extras ou os atrasos.

Arquivar as informações em somente um equipamento também pode ser um dos erros mais comuns devido o sobrecarregamento, o que pode acabar gerando dados perdidos por não haver espaço para serem computados como deveriam.

Assim como também, o erro de não realizar backups para salvar o que já possui, correndo o risco de em problemas inesperados como a falta de energia, poder perder os arquivos que possui.

Não se ter atenção a alguns pontos como o cálculo antecipado do décimo terceiro salário ou das bonificações, pode acabar gerando prejuízos financeiros para a empresa.

Isto porque, com os lucros não sendo suficientes, o empreendimento recorrerá a empréstimos e meios para lidar com esse lucro de direito do trabalhador, o que pode atrapalhar o planejamento de finanças da empresa e assim, entrar no vermelho.

Por isso, tudo o que for considerado um acréscimo para o trabalhador deve ser bem especificado na folha de pagamento para que as finanças da empresa não sejam atrapalhadas.    

A desatenção aos direitos que um trabalhador possui é um erro comum que pode gerar graves consequências e até mesmo processo ou altas taxas de multas em alguns casos por descumprimento da lei.

Devendo ter atenção até das causas trabalhistas que podem ser alteradas pelo governo, um empreendimento deve sempre estar por dentro destas leis, o que para isso, pode precisar da ajuda de um advogado. 

Considerações finais 

Sendo assim, embora pareça algo simples, a folha de pagamento é um documento importante para a empresa e seus trabalhadores.

Visto que é por meio dela que se pode haver uma noção do que é ou não descontado ou acrescentado para os funcionários.

Sendo também, importantes para que no futuro, a aposentadoria e outros benefícios possam ser melhor aproveitados quando chegar a idade de conseguir esses direitos.

Erros simples como deixar um dado de fora pode acabar gerando um empecilho nas finanças, isso porque o negócio pode acabar tendo que recorrer a empréstimos e outras formas de pagamento que cubram essa bonificação de direito dos funcionários. 

A folha de pagamento de empreendimentos pequenos e familiares como uma oficina mecânica até mesmo de multinacionais é importante porque além de ser a prova dos direitos dos trabalhadores, também é a prova que a empresa cumpre leis trabalhistas.

Essas leis são o que garante aos funcionários os seus direitos dentro de um trabalho, portanto, a folha deve ser preenchida com atenção para que não haja empecilhos momentâneos e posteriores para ambos os lados. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.